Persiapan Implementasi ERP

Anda bermaksud akan mengimplementasikan ERP dalam perusahaan anda. Tunggu dulu, sebelum disiapkan yang berikut ini :

1. Anggaran

Apakah anggaran telah tersedia, berapa yang anda miliki sekarang dan berapa untuk yang akan datang. Ingat, anggaran tidak hanya disediakan saat implementasi tetapi juga setelah itu. Tidak murah untuk biaya maintenance aplikasi ERP yang telah kita pakai.

2. Kesiapan Karyawan

Apakah perusahaan anda sudah siap dengan ERP. Bagaimana dengan orang-orang yang sudah sekian lama bekerja dengan cara manual atau dengan program sendiri yang selama ini telah ada. Apakah mereka mau berubah. Ingat, tidak mudah merubah kebiasaan orang.

3. Team Project Internal

Siapa yang anda tunjuk sebagai team project internal. Apakah anda sudah memilih orang-rang dengan tepat. Apakah mereka mau dan antusias untuk belajar dan mendapatkan sesuatu yang baru. Apakah anda sudah memikirkan matang-matang orang-orang yang anda tunjuk untuk memegang peran penting dalam satu modul atau beberapa modul ERP. Jangan pilih orang-orang yang sudah tidak termotifasi untuk belajar. Disinilah saatnya anda bisa melakukan rolling jobs. Jangan salah ambil orang sebagai team project internal.

4. Consultant

Sudahkah anda menunjuk team consultant dengan tepat. Ingat, team consultant tidak identik dengan nama perusahaannya yang besar. Karena pada saat mereka terjun dalam satu project masing-masing akan membawa pengalaman dan pengetahuannya sendiri-sendiri. Perusahaan besar tempat mereka bekerja tidak lebih hanya sebagai calo yang memfasilitasi pertemuan perusahaan anda dengan individu consultant. Saat project berjalan, benar-benar keberhasilan implementasi ada ditangan para consultant. Untuk itu jangan terjebak dengan nama perusahaan consultant yang besar.

5. Komitment Management

Ini yang sulit, saat management mau mengeluarkan anggaran dia juga harus memiliki komitment untuk sepenuhnya mendukung implementasi ERP. Push semua level yang ada untuk mendukung project ini. Project implementasi ERP tidak hanya ada ditangan team internal project dan team consultant tetapi untuk semuanya, termasuk management tingkat atas.

6. Tujuan Implementasi

Apa yang menjadi tujuan utama anda mengimplementasikan ERP. Buat tujuannya se-obyektif mungkin, jangan dibuat kabur, atau malah karena ikut-ikutan ERP. Ingat, sangat disayangkan jika implementasi ERP hanya dijadikan pengganti alat input untuk program lama atau yang selama ini dilakukan dengan cara manual.

ERP, Perlukah?

"An ERP System is a Set of Integrated Business Applications, or Modules, Used to Carry Out the Most Common Business Functions, Including Inventory control, Accounting, MRP, Manufacturing, Marketing, Sales, Distribution, etc."

Jika dilihat dari definisi ERP di atas sudah barang tentu semua itu dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Masalahnya adalah sejauhmana perusahaan tersebut membutuhkan integrasi data? Jika operasional perusahaan masih memungkinkan untuk melakukan transaksi sendiri-sendiri dan jika perusahaan belum membutuhkan kecepatan informasi data dalam menunjang bisnisnya. Maka, boleh dikatakan bahwa perusahaan tersebut belum membutuhkan ERP sistem.

Masalahnya adalah banyak perusahaan yang baru mengetahui sistem ERP dari sisi luarnya, mereka belum melakukan evaluasi tentang sejauhmana kompleksitas proses bisnisnya, bagaimana persiapan man power untuk mendukung proses tersebut, dan apakah sudah siap dengan beban biaya yang akan dikeluarkan. Ingat, beban biaya bukan hanya saat project implementasi tetapi setelah go live & maintenance sistemnya pun tidak sedikit harus dikelaurkan.

Jadi, ERP memang sangat dibutuhkan untuk perusahaan yang sudah menuntut akan sistem tersebut dalam menunjang proses bisnisnya. Selain itu perusahaan sudah siap akan beban biaya yang harus dikeluarkannya. Sangat ironis memang jika perusahaan sudah mengimplementasikan ERP tetapi tidak jelas akan dibawa dan dimanfaatkan untuk apa ERP tersebut. Apalagi ERP yang telah diinvestasikannya dengan biaya tinggi hanya dijadikan sebagai alat input. Walah Ma!